Datenschutzerklärung

Stand: 6. November 2026

1. Allgemeines

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Der Schutz deiner persönlichen Daten ist uns wichtig. In dieser Datenschutzerklärung informieren wir dich darüber, welche Personendaten wir bei der Nutzung von Flowork erheben, wie wir sie bearbeiten und welche Rechte du hast.

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Flowork ist ein Angebot der Heyweb GmbH mit Sitz in St. Gallen. Wir unterstützen Fachpersonen aus dem Gesundheitswesen bei der Suche nach passenden Arbeitsstellen und begleiten sie persönlich während des Bewerbungsprozesses.

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Wir bearbeiten deine Personendaten im Einklang mit dem anwendbaren Schweizer Datenschutzrecht, insbesondere dem Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG), sowie den einschlägigen Bestimmungen zur privaten Arbeitsvermittlung.

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2. Verantwortliche Stelle

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Für die Bearbeitung deiner Personendaten verantwortlich ist:

Heyweb GmbH
Flowork
Bahnhofstrasse 6
9000 St. Gallen
Schweiz

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Telefon: +41 71 220 83 43
E-Mail: hey@flowork.ch
Website: www.flowork.ch

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Die Heyweb GmbH verfügt über eine Bewilligung zur privaten Arbeitsvermittlung innerhalb der Schweiz.

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Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Bearbeitung deiner persönlichen Daten kannst du uns jederzeit über die oben genannten Kontaktdaten erreichen.

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3. Welche Personendaten bearbeiten wir?

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Wir bearbeiten diejenigen Personendaten, die du uns selbst zur Verfügung stellst oder die wir im Rahmen unserer Dienstleistungen rechtmässig erhalten.

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Dazu können insbesondere gehören:

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• Persönliche Angaben: Name, Vorname, Wohnort, Adresse und weitere Angaben zu deiner Person.

• Kontaktdaten: Telefonnummer, E-Mail-Adresse und bevorzugte Kommunikationskanäle.

• Berufliche Informationen: Ausbildung, Qualifikationen, Berufserfahrung, Weiterbildungen, bisherige Tätigkeiten und berufliche Fähigkeiten.

• Jobwünsche: Bevorzugte Arbeitsorte, Pensum, Fachbereiche, Arbeitszeiten, gewünschte Anstellungsformen und weitere Präferenzen.

• Bewerbungsunterlagen: Lebenslauf, Diplome, Arbeitszeugnisse, Zertifikate und weitere freiwillig eingereichte Unterlagen.

• Kommunikationsdaten: Inhalte unserer Korrespondenz per E-Mail, Telefon, WhatsApp oder anderen Kommunikationskanälen.

• Technische Daten: IP-Adresse, Browserinformationen, Geräteinformationen, Zeitpunkt des Zugriffs und Informationen zur Nutzung unserer Website.

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Bewerbungsunterlagen können im Einzelfall auch besonders schützenswerte Personendaten enthalten, beispielsweise Angaben zur Gesundheit. Solche Daten bearbeiten wir nur, soweit dies für einen rechtmässigen und erforderlichen Zweck zulässig ist.

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Bitte übermittle uns keine besonders schützenswerten Informationen, die für deine Stellensuche nicht notwendig sind.

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4. Wofür verwenden wir deine Daten?

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Wir verwenden deine Personendaten insbesondere, um:

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• deine Anfrage entgegenzunehmen und dich persönlich zu betreuen

• deine beruflichen Qualifikationen und Jobwünsche zu erfassen

• passende Stellenangebote zu suchen und vorzuschlagen

• dich bei Bewerbungen und Vorstellungsgesprächen zu unterstützen

• mit dir und nach entsprechender Zustimmung mit potenziellen Arbeitgebern zu kommunizieren

• den Verlauf einer Stellenvermittlung zu dokumentieren

• eine vereinbarte Erfolgsbeteiligung abzuwickeln

• unsere Website, Dienstleistungen und internen Abläufe zu verbessern

• gesetzlichen Pflichten nachzukommen und berechtigte Ansprüche zu prüfen oder durchzusetzen.

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Wir bearbeiten deine Daten nur für rechtmässige, nachvollziehbare Zwecke und in dem Umfang, der dafür erforderlich ist.

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5. Einsatz von künstlicher Intelligenz

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Um unsere Dienstleistungen effizient und sorgfältig zu erbringen, können wir Technologien der künstlichen Intelligenz (KI) einsetzen.

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Dies betrifft insbesondere die Analyse und Strukturierung von Bewerbungsunterlagen, die Erkennung beruflicher Qualifikationen, die Zusammenfassung von Informationen sowie die Unterstützung bei der Suche nach passenden Stellenangeboten.

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Dabei können Personendaten aus Bewerbungsunterlagen oder anderen von dir übermittelten Informationen durch KI-gestützte Systeme verarbeitet werden.

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Wir setzen hierfür geeignete technische und organisatorische Schutzmassnahmen ein und achten bei der Auswahl von Dienstleistern auf die Einhaltung der anwendbaren Datenschutzanforderungen.

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KI-generierte Ergebnisse können unvollständig oder fehlerhaft sein. Deshalb verwenden wir solche Ergebnisse als Unterstützung unserer Arbeit und überprüfen relevante Informationen bei Bedarf.

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Über deine Eignung für eine Stelle und die Weiterleitung deiner Bewerbung entscheiden wir nicht ausschliesslich auf Grundlage einer automatisierten KI-Auswertung. Die persönliche Betreuung und menschliche Beurteilung bleiben Bestandteil unseres Prozesses.

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Soweit wir externe KI-Dienstleister einsetzen, erfolgt die Bearbeitung deiner Personendaten im Rahmen der jeweils geltenden vertraglichen und datenschutzrechtlichen Voraussetzungen. Informationen zu möglichen Datenübermittlungen ins Ausland findest du in Abschnitt 9.

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6. Weitergabe von Daten an Arbeitgeber

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Der vertrauliche Umgang mit deinen Bewerbungsunterlagen ist uns besonders wichtig.

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Wir geben deine identifizierenden Bewerbungsdaten und dein persönliches Dossier nur mit deiner ausdrücklichen Zustimmung an potenzielle Arbeitgeber weiter.

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Du entscheidest, welche Stellenangebote dich interessieren und ob wir deine Unterlagen für eine konkrete Bewerbung weiterleiten dürfen.

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Wir verkaufen keine Bewerbungsdossiers und geben deine Daten nicht ohne rechtmässigen Grund an unbeteiligte Dritte weiter.

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Im Rahmen einer Stellenvermittlung können Arbeitgeber die von dir freigegebenen Informationen erhalten, soweit dies für die Prüfung deiner Bewerbung oder den Abschluss eines Arbeitsvertrags erforderlich ist.

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7. Zusammenarbeit mit Dienstleistern

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Für den Betrieb unserer Website und die Erbringung unserer Dienstleistungen können wir externe Dienstleister einsetzen.

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Dazu gehören insbesondere Anbieter aus folgenden Bereichen:

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• Websitehosting und technische Infrastruktur

• Formularverwaltung und Datenbanklösungen

• Cloudspeicherung und Dokumentenverwaltung

• E-Mail- und Kommunikationsdienste

• Bewerbungsmanagement und digitale Verwaltung

• künstliche Intelligenz und Dokumentenanalyse

• Webanalyse und Marketing

• Buchhaltung, Zahlungsabwicklung und administrative Dienstleistungen

• IT-Sicherheit, Wartung und Support.

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Soweit diese Dienstleister Personendaten in unserem Auftrag bearbeiten, treffen wir die erforderlichen vertraglichen und organisatorischen Vorkehrungen zum Schutz deiner Daten.

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Eine Bearbeitung durch Dienstleister erfolgt nur im Rahmen der gesetzlichen Anforderungen.

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8. Kontakt über E-Mail, Telefon und WhatsApp

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Du kannst mit uns über verschiedene Kommunikationskanäle Kontakt aufnehmen, insbesondere per E-Mail, Telefon oder WhatsApp.

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Wir bearbeiten die dabei übermittelten Informationen, um deine Anfrage zu beantworten, dich persönlich zu betreuen oder den Bewerbungsprozess zu koordinieren.

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Bei der Nutzung externer Kommunikationsdienste können die jeweiligen Anbieter ebenfalls bestimmte Personendaten bearbeiten. Es gelten ergänzend deren Datenschutzbestimmungen.

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Wir empfehlen dir, besonders vertrauliche oder sensible Bewerbungsunterlagen nur über einen dafür geeigneten und sicheren Kommunikationskanal zu übermitteln.

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9. Bekanntgabe von Personendaten ins Ausland

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Im Rahmen des Betriebs unserer Website und der Nutzung externer Dienstleister kann es vorkommen, dass Personendaten auch ausserhalb der Schweiz bearbeitet oder gespeichert werden.

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Dies kann insbesondere bei internationalen Anbietern von Cloud-, Kommunikations-, Analyse- und KI-Dienstleistungen der Fall sein.

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Die betroffenen Länder und gegebenenfalls die eingesetzten Datenschutzgarantien sind vor der Veröffentlichung dieser Datenschutzerklärung anhand unserer tatsächlich verwendeten Dienstleister zu ergänzen.

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Soweit Personendaten in Staaten ohne angemessenes Datenschutzniveau übermittelt werden, stellen wir die gesetzlich erforderlichen Schutzmassnahmen sicher, beispielsweise durch anerkannte Standarddatenschutzklauseln und gegebenenfalls ergänzende Schutzmassnahmen, oder stützen uns auf eine gesetzlich vorgesehene Ausnahme.

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10. Cookies und Websiteanalyse

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Unsere Website verwendet Cookies und vergleichbare Technologien.

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Diese können notwendig sein, um grundlegende Funktionen der Website bereitzustellen, Einstellungen zu speichern oder die Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit zu gewährleisten.

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Zusätzlich können Analysewerkzeuge eingesetzt werden, um zu verstehen, wie unsere Website genutzt wird und welche Inhalte für Besucherinnen und Besucher relevant sind.

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Dabei können beispielsweise Informationen über besuchte Seiten, Verweildauer, verwendete Geräte und die Herkunft von Websitebesuchen erfasst werden.

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Soweit gesetzlich erforderlich, holen wir deine Einwilligung für den Einsatz nicht notwendiger Cookies und vergleichbarer Technologien ein.

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Du kannst deine Cookie-Einstellungen über die dafür vorgesehene Funktion auf unserer Website verwalten und gegebenenfalls ändern.

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11. Werbung und Erfolgsmessung

Wir können digitale Werbeplattformen und Analysewerkzeuge einsetzen, um auf Flowork aufmerksam zu machen und die Wirksamkeit unserer Werbemassnahmen zu messen.

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Dazu können Technologien wie Conversion-Tracking, Tracking-Pixel und ähnliche Verfahren verwendet werden.

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Dabei können technische Informationen über Websitebesuche und Interaktionen an die jeweiligen Anbieter übermittelt werden. Diese Anbieter können die Informationen unter Umständen mit bestehenden Nutzerkonten verknüpfen.

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Eine solche Bearbeitung erfolgt im Rahmen der anwendbaren Datenschutzvorgaben und unter Berücksichtigung deiner Cookie- und Datenschutzeinstellungen.

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Bewerbungsunterlagen und vertrauliche Angaben aus deinem Bewerbungsdossier verwenden wir nicht ohne gesonderte rechtliche Grundlage für die Erstellung von Werbezielgruppen.

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12. Aufbewahrung und Löschung deiner Daten

Wir speichern deine Personendaten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Bearbeitungszwecke erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist.

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Die Aufbewahrungsdauer hängt insbesondere davon ab, ob du dich noch in einem laufenden Bewerbungsprozess befindest, ob du weiterhin passende Stellenangebote erhalten möchtest oder ob gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

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Nach Abschluss der Stellensuche oder auf deinen Wunsch überprüfen wir, welche Daten noch benötigt werden und welche gelöscht oder anonymisiert werden können.

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Soweit Daten aufgrund gesetzlicher Pflichten, zur Abwicklung vereinbarter Zahlungen oder zur Wahrung rechtlicher Ansprüche weiterhin benötigt werden, können diese entsprechend länger aufbewahrt werden.

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13. Datensicherheit

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Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen, um deine Personendaten vor unberechtigtem Zugriff, Verlust, Missbrauch oder unzulässiger Weitergabe zu schützen.

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Dazu gehören beispielsweise Zugriffsbeschränkungen, geeignete Sicherheitsverfahren und die sorgfältige Auswahl externer Dienstleister.

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Der Zugriff auf Bewerbungsunterlagen wird auf diejenigen Personen beschränkt, die diese Daten für ihre Aufgaben benötigen.

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Trotz geeigneter Schutzmassnahmen lässt sich bei der digitalen Übertragung und Speicherung von Daten keine absolute Sicherheit garantieren.

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14. Deine Rechte

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Im Rahmen des anwendbaren Datenschutzrechts hast du insbesondere das Recht:

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• Auskunft darüber zu verlangen, welche Personendaten wir über dich bearbeiten;

• unrichtige oder unvollständige Angaben berichtigen zu lassen;

• unter den gesetzlichen Voraussetzungen die Löschung deiner Daten zu verlangen;

• einer bestimmten Datenbearbeitung zu widersprechen;

• eine erteilte Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen;

• gegebenenfalls die Herausgabe oder Übertragung deiner Personendaten zu verlangen.

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Du kannst deine Rechte jederzeit geltend machen, indem du uns unter hey@heyweb.ch kontaktierst.

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Wir prüfen dein Anliegen und bearbeiten es entsprechend den gesetzlichen Anforderungen.

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Weitere Informationen zum Datenschutz in der Schweiz findest du beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB).

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15. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

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Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich unsere Dienstleistungen, die eingesetzten Technologien oder die rechtlichen Anforderungen ändern.

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Die jeweils aktuelle Fassung ist auf unserer Website veröffentlicht. Über wesentliche Änderungen informieren wir dich, soweit dies erforderlich ist, in geeigneter Weise.

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Letzte Aktualisierung: 6. November 2026